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Como (não) comprar um software de RH

Por que a tecnologia SaaS é um assunto importante para a área de Recursos Humanos?

Foto: Reprodução

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Francisco S. Homem de Mello

Em primeiro lugar, é importante definirmos o que é SaaS ou Software as a Service que, em linhas gerais, é qualquer tecnologia que é alugada, não vendida, e que não está instalada nos computadores das empresas e, portanto, pode ser acessada pela internet. Quando participava de um painel no #Conarh2018 - Congresso Nacional sobre Gestão de Pessoas, conhecido como um dos maiores e mais importantes eventos da área do mundo, uma pessoa da plateia fez o seguinte questionamento: "Como devemos balancear a compra de aplicações SaaS - baseadas na nuvem - com a necessidade de termos menos fornecedores e mais integração entre nossos produtos?"

Há muitos anos - e acredite, muitas empresas ainda compram software assim -, uma empresa que precisasse de uma aplicação, de um ERP - Enterprise Resource Planning, uma solução simples de gestão de tarefas, tinha que fazer um investimento gigante e comprar a solução. Ela se tornava um ativo no seu balanço patrimonial. O risco ficava todo com o comprador, que fazia todo esse investimento sem saber muito bem se veria valor na transação.

Com as plataformas SaaS, tudo mudou: ao invés de comprar uma solução, a empresa apenas a aluga, e por isso paga muito menos para tê-la. Além disso, não tem que ter os custos de manter a aplicação rodando nos seus computadores, nem fazer atualizações, manutenções etc. O mais importante, no entanto, é que fornecedor e cliente "racham" o risco do negócio, podendo cancelar o contrato se o valor não for entregue, tendo assim muito mais margem para inovar e errar no processo. Agora que já falamos um pouco de como as tecnologias SaaS mudaram a forma como compramos aplicações de software, voltamos à pergunta da plateia: "Como devemos balancear a compra de aplicações SaaS - baseadas na nuvem - com a necessidade de termos menos fornecedores e mais integração entre nossos produtos?"

Minha resposta foi a seguinte: qualquer decisão de compra de software de RH precisa ser feita com muita inteligência. A vontade de ter menos fornecedores ou aplicações mais integradas não pode, nunca, ser mais importante do que a experiência que um colaborador vai ter com a aplicação. E isso se aplica especialmente ao tema de gestão de desempenho, tão crucial para o sucesso de qualquer empresa e tão relevante para a experiência dos talentos. Não faz nenhum sentido prejudicar os feedbacks que seu colaborador recebe, ou as metas que são desdobradas pela organização, para que se poupe algumas horas de um colaborador júnior de RH tomadas com algumas planilhas simples de importação de usuários. É uma decisão totalmente ilógica.

Algumas empresas vão longe nas suas más escolhas. O primeiro erro é priorizar a integração em detrimento à experiência do colaborador. Escolhem seus sistemas de RH, com os quais interagem seus colaboradores em função de uma suposta integração nativa com um ERP bonito, alemão ou americano, que tomou cinco anos para ser implementado e que mais vira uma algema do que uma solução.
Outro erro muito comum é escolher fornecedores gigantes em função do quão completas são suas "suítes". Pensem: esse sistema vai resolver todos os meus problemas de RH estratégico. Recrutamento, treinamento, gestão de talentos e gestão de desempenho, além do core de RH, tudo em um só lugar. Ou será que é um só lugar?

O que poucos sabem é que esses sistemas são colchas de retalhos, construídos por meio de múltiplas aquisições de empresas diferentes e que, raramente, entregam a experiência realmente integrada que é vendida. O mais comum é que os produtos sejam pouco integrados, e que essas integrações não são nada mais compreensivas do que qualquer integração entre sistemas de fornecedores diferentes.

Quando a solução vem de graça "no pacote"
O outro tipo de problema muito comum é quando a empresa topa usar a solução de um gigante da tecnologia simplesmente porque esse produto é entregue "de graça", por causa de inúmeros outros produtos pelos quais a empresa já paga. É quando aceitamos usar o produto de chat da empresa das planilhas e do sistema operacional ao invés de usarmos a solução que todas as startups do Vale do Silício estão usando, e que entrega uma experiência infinitamente superior.

Afinal de contas, o pensamento é que ela vem "de graça". O que esquecemos, naturalmente, é que raramente coisa boa é dada de graça, e que quase sempre, aquilo que é ofertado "de graça" é algo pela qual estamos pagando - e caro - em algum outro canto do nosso orçamento. Enfim, essas são algumas das reflexões que tive desde que respondi à pergunta da ouvinte que acompanhava a palestra. Ninguém deve deixar de priorizar a experiência de seus colaboradores na compra de aplicações de software, principalmente nos dias de hoje, em que talentos são cada vez mais concorridos e cruciais para o sucesso de qualquer negócio, em função da ilusão de uma integração mais 'potente' com um software legado ou simplesmente porque tal solução vem 'de graça' no pacote de algum fornecedor de TI. A conta simplesmente não fecha.

(*) É fundador da Qulture.Rocks, software de gestão de desempenho, startup residente no Cubo Itaú – maior centro de inovação e empreendedorismo da América Latina. Mello é especialista e estudioso em cultura organizacional. Autor do livro The 3G Way: Dream, People, and Culture, figurando entre os mais vendidos da Amazon em estratégia e negócios.

O humano no centro de tudo: como desenvolver uma cultura organizacional que incentive o digital workspace

Rodrigo Coppola (*)

Um estudo da Brookings Institution, aponta que os millenials, geração nascida a partir da década de 1980, serão 75% da força de trabalho até 2025

Estes jovens profissionais tem uma característica que difere bastante das gerações anteriores – além de mais práticos e voltados para resultados eles ainda prezam por um bom ambiente de trabalho mais do que pelo salário e acham importante saber o papel que a empresa da qual fazem parte, representa na sociedade. Além disso, ainda valorizam uma cultura organizacional voltada à transformação digital.
Uma outra pesquisa, a Dell & Intel Future-Ready Workforce Study, esta realizada nos EUA, mostra que 42% dos millennials deixariam a empresa caso a tecnologia oferecida para trabalhar fosse abaixo da média de outras companhias da mesma área. E as lideranças parecem perceber essa tendência. De acordo com a pesquisa PwC CEO Survey, modernizar o ambiente de trabalho é a principal prioridade para 86% dos líderes e, para 77% deles, implementar formas flexíveis para a jornada de trabalho é uma maneira de reconhecer como os melhores talentos do mercado querem trabalhar e tornar-se atraente para eles.
Nesse contexto, vejo que proporcionar uma cultura organizacional integrada, equilibrada e voltada à transformação digital torna-se imprescindível.
Ter um digital workspace, no entanto, é muito mais do que somente inserir novos softwares no dia a dia de uma equipe, é mudar toda a rotina dos times, a forma como se comunicam entre si e como colaboram. Isso pode ser feito pela integração entre as tecnologias já utilizadas como plataformas para conversas corporativas em grupo e telas interativas, que permitem debates sobre projetos, compartilhamento de ideias, sugestões de melhorias e envolvimento do cliente ainda nos estágios iniciais do projeto, além de softwares para medição do desempenho e do progresso de projetos, agendas virtuais colaborativas, entre outras ferramentas.
Porém, apesar de existir uma demanda, e até mesmo uma cobrança do colaborador pela tecnologia integrada ao trabalho, os ambientes digitais só funcionam se as equipes da empresa trabalharem a seu favor. E é isso que ocorre quando os times de TI e Recursos Humanos trabalham juntos.
Os funcionários precisam ser guiados e altamente treinados, para poderem colaborar com seus times e utilizar por completo as ferramentas que lhes são dadas. Esse treinamento deve dar um entendimento de todas as utilidades daquela plataforma, pois somente assim o colaborador irá fazer um uso acertado de todas as funcionalidades propostas, levando a um aproveitamento maior.
Outro ponto fundamental é que o colaborador saiba que será ouvido. As equipes de RH e os gestores precisam ter a consciência de que os feedbacks periódicos são importantes. Só assim será possível entender como as ferramentas estão sendo utilizadas, o que possibilita compreender se os objetivos iniciais estão sendo cumpridos, se são necessárias adaptações ou até se as suas equipes encontraram novas formas de usar as plataformas.
Por isso, acredito que o digital workspace deve vir atrelado a uma mudança cultural profunda na organização, que precisa, a partir de agora, ouvir mais seu colaborador, fazer um treinamento completo e ainda dar o exemplo. Ou seja, gestores, diretores, CEOs e CIOs precisam mostrar aos seus funcionários que estão comprometidos com a transformação digital de suas empresas. Isso é feito por meio do uso das ferramentas digitais, do incentivo ao melhor aproveitamento, da participação em treinamentos e também da conscientização constante sobre os benefícios que aquelas plataformas já estão trazendo para a empresa.
Com tudo isso, é certo que teremos equipes mais motivadas dentro das empresas, engajadas no estabelecimento bem sucedido de um digital workspace e totalmente adaptadas a essa nova forma de trabalhar.

(*) É gerente de desenvolvimento de negócios de colaboração para América Latina na Orange Business Services.

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